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Wenn du keine Zeit hast, schmeiß deine Uhr weg! 6 Tipps für ein besseres Zeitmanagement

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Der Satz „ich habe keine Zeit“ ist gleichzeitig Fluch und Slogan unserer Leistungsgesellschaft. Ein voller Terminkalender, lange Arbeitstage und ein Freizeitdate nach dem anderen signalisieren Professionalität, beruflichen Erfolg und persönlichen Wert. Wer ständig zu tun hat, ist wichtig. Oder glaubt es zumindest. Denn bei all der Hetzerei kommst du am Ende zu kurz – und erledigst Dinge auch nur mit halbem Hirn und Blick auf die Uhr. Was hilft? Schmeiß deine Uhr weg – und beherzige diese 6 Tipps für ein effektiveres Zeitmanagement.

1. Überdenke dein Konzept von Zeit

Zähl mal schnell durch: Wie viele Uhren befinden sich in deiner unmittelbaren Umgebung? Eine ist es wenigstens – ob am Handgelenk oder auf dem Smartphone-Display. Dann hätten wir vielleicht noch die Zeigervarianten an der Bürowand, einen Zähler auf dem Rechner-Desktop – und selbst die Mikrowelle in der Teeküche hört nicht auf, den aktuellen Stand der Minuten und Stunden zu verkünden.

Diese Omnipräsenz von Zeitmessern hat unser Konzept von Zeit vollkommen im Griff. Unser Tag wird durch die verrinnenden Zahlen bestimmt, die ihm Struktur geben und dafür sorgen, dass Errungenschaften wie Fahrpläne überhaupt möglich sind.

Doch mit der eigentlichen Zeit – deinem persönlichen Tag – hat das Ganze im Grunde nichts zu tun. Die alten Griechen begriffen Zeit als zwei gegensätzliche Gottkonzepte: Chronos, der Herr über Minuten, Stunden und Tage, treibt uns an und vor sich her. Kairos, der Gott des rechten Augenblicks, herrscht über die günstige Gelegenheit und die Qualität der Zeit.

Ohne allzu philosophisch zu werden, zeigt uns diese Mythologie doch eines ganz deutlich: Zeit, die von Chronometern (daher auch der Name) bestimmt wird, ist Stress und unpersönlich. Zeit, die du nutzt und für dich effektiv gestaltest, ist gehalt- und qualitätsvoll.

Schon darum lautet der erste Schritt auf dem Weg zu einem besseren Zeitmanagement: Ignorier die Uhr!
Sobald du anfängst, Zeit als Qualität zu begreifen, pendelt sich deine innere Uhr auch im Chronos-Aspekt von selbst ein. Du kommst auch dann pünktlich zum Zug, wenn du nicht alle zwei Sekunden an den Zeigern hängst. Wetten?

2. Hol dir die Macht über die Technik zurück

Mit der Digitalisierung haben wir den perfekten Sündenbock gefunden, warum wir uns immer so abhetzen. Die E-Mail ist in wenigen Sekunden da, also muss sie auch in wenigen Sekunden beantwortet werden. Wenn ich jetzt nicht meinen Newsfeed lese, verpasse ich die wichtige Eilmeldung. Wenn ich möglicherweise zwei Minuten zum Treffen komme, sollte ich das unbedingt per Nachricht anmelden – auch wenn ich im Endeffekt doch zehn Minuten zu früh bin.

Unser Sündenbock Technik ist deswegen so erfolgreich, weil wir so tun können, als wären wir angesichts der Macht der Maschinen hilflos. Doch wir geben nur unsere Verantwortung ab. Denn schaust du genauer hin, zeigt sich schnell, dass Technik nur eine Ausrede ist:
· Nur, weil die E-Mail gerade gekommen ist, heißt das nicht, dass sie so wichtig ist, dass sie eine direkte Antwort braucht.
· Nur, weil dein Newsfeed voll ist, heißt das nicht, dass alle Posts auch relevant sind
· Nur, weil die U-Bahn an der Haltestelle ein wenig länger steht, heißt das nicht, dass du diesen Stressfaktor direkt weitergeben musst, um eine Entschuldigung zu haben.

Im Grunde stehen am Beginn deiner Rückeroberung der Unabhängigkeit von Zeit- und Aufmerksamkeitsfressern drei Fragen:
Was muss ich?
Was kann ich?
Was will ich?

Den Langmut, technische Zwänge nach diesem Ego-Schema zu bewerten, müssen sich die meisten erst wieder antrainieren. Denn dieser wirkt wie Ignoranz. Zumindest solange, bis du über den Dominoeffekt deiner Handlung nachdenkst…

3. Schenk anderen die Ruhe, die du dir selbst nimmst

Beim E-Mail Ping-Pong vergessen wir schnell, dass unsere prompte Antwort auch den Empfänger unter Druck setzt und ihn aus seinem Ablaufplan reißt. Denn er muss ja wieder antworten, damit du antworten kannst.

Wenn du diesen Kreislauf entschleunigst, haben beide etwas davon. Das gilt genauso für Termine, bei denen das Spiel „Wer ist pünktlicher“ schnell zum Abhetz-Wettbewerb wird. Sei pünktlich, aber nicht so, dass sich der andere genötigt fühlt, von seinem Tag noch mal 15 Minuten abzuknapsen! Oder ein schlechtes Gewissen hat, weil du 15 Minuten herumgestanden hast.

Dieses Ruhe-Postulat gilt vor allem auch für jene Personen, die eine Mail oder einen Gruppenchat ungefragt verfolgen müssen. Ist es wirklich nötig, Carola aus der Buchhaltung ins CC zu setzen? Musst du deinen Termin wirklich mit allen zehn Abteilungsmitgliedern abstimmen? Meistens lautet die Antwort Nein.

4. Verabschiede dich von toter Zeit

Es gibt nichts Paradoxeres: Wir haben nie Zeit, doch „Zeit totschlagen“ ist zum Volkssport geworden. Wir verdaddeln Wartephasen mit Spielchen auf dem Smartphone oder schlendern sinnlos durch die Gegend, weil es eine Lücke zwischen zwei Terminen gibt. Schluss damit. Vor allem mit dem schlechten Gewissen.

Wenn du Kairos zu deinem Zeit-Gott erhebst, gibt es nichts mehr totzuschlagen. (Unverhoffte) Freiphasen sind die perfekte Gelegenheit, um sich etwa einmal ein paar Seiten deines E-Books zu gönnen, das schon lange auf deiner Leseliste steht. Oder du nutzt die Terminlücke für einen Spaziergang an der frischen Luft und freust dich über die Bewegung, die Eindrücke und das Glück, einfach mal mit dir selbst beschäftigt zu sein.

Was auch immer du tust – tu es mit Genuss und Bewusstsein! Selbst wenn du glaubst, dass dich diese Tätigkeit gerade nicht weiter bringt. Das muss sie nicht. Sie tut es trotzdem.

5. Schaff Platz für Freiräume

Alle bisherigen Tipps – mehr Ignoranz, weniger Technik, weniger Druck – schlagen sich auch in deinem Terminkalender nieder. Und zwar als Freiraum, den du nur für dich reservierst. Auch hier ist es am schwierigsten, diesen Raum vor sich zu rechtfertigen.

Wenn du dienstags und donnerstags für zwei Stunden am Nachmittag im Fitnessstudio oder am Seeufer verschwindest, dreht sich die Welt in dieser Zeit ganz sicher weiter. Wenn du 20 Prozent deiner Wochenzeit nur für dich in Anspruch nimmst, auch.

Diese Phasen der Unerreichbarkeit für Kunden, Partner oder Chefs werden sich sehr schnell als Standard etablieren, solange du sie konsequent durchsetzt.
Denn wie gesagt: Auch deine Kunden, Partner, Chefs suchen nur einen Grund, um ebenfalls einmal die Handbremse zu ziehen. Wenn du dich als Faktor aus der Gleichung nimmst, ist dieser Grund plötzlich da!

6. Liefere bessere Ergebnisse, nicht schnellere

Versetzt dich in die Lage deiner Kollegen, Vorgesetzten oder Kunden: Was wäre dir wichtiger – ein schnelles Ergebnis oder ein gutes? Ideal ist natürlich die Kombination aus beidem. Doch die guten Ergebnisse gehen vor. Denn was von Anfang an überzeugt, braucht weniger Nacharbeit, Korrektur Abstimmung und damit im Endeffekt auch weniger Zeit.

Darum solltest du Deadlines und Termine – und darauf hast du in wirklich jeder Branche Einfluss – von Anfang an so kalkulieren, dass du die besten Ergebnisse erzielst. Und wenn das einen Tag oder auch nur wenige Stunden länger dauert, ist das eben so.

Solange du Terminierungen oder Deadlines deinem Gegenüber erklären kannst, wirst du auch auf Verständnis – sogar auf Begeisterung – treffen. Denn wer Fristen nicht nach unausgesprochenen Zeit-Standards, sondern nach der Qualität setzt, wird auch als Lieferant von Qualität wahrgenommen. Ganz nebenbei beweist du zudem, dass du deine Fähigkeiten realistisch einschätzt und die richtige Portion Ruhe weg hast.

Wie du deine Zeit nicht nur sinnvoll, sondern auch mit persönlichem Gewinn einsetzen kannst, zeige ich dir sowohl in meinen Seminaren als auch in einem ersten Schritt mit meinem Gratis E-Book. Es soll dich dazu motivieren, mit weniger Hast und mehr Qualität deinen persönlichen Erfolg zu gestalten. Ohne Blick auf die Uhr.


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